依照国务院《基金会管理条例》和文化和旅游部、民政部以及本会《章程》，根据我会实际工作需要，特制订本管理制度。

为规范我会证件、证书以及合同（协议）等资料的管理，做到管理有规章、签约有约束、履行有检查，从而更好的维护基金会合法权益，特制订本管理制度。

一、合同管理（协议等法律文件）：

（一）合同的订立和履行

1、以基金会名义对外签订合同，必须由基金会法人或法人委托代理人签订，未经授权不得以基金会名义对外签订合同。

2、法人授权委托采取书面形式，由基金会法人书写“法人委托书”，委托代理人在委托权限内对外履行职责。“法人委托书”权限不得以任何形式转托他人。

3、委托代理人必须在“法人委托书”载明的委托范围和委托期限内对外签订合同。委托人丧失代理权后，基金会及时将其持有的“法人委托书”收回。

4、合同签订前，基金会经办人必须审查对方当事人的合法资格、经营范围、履约能力等情况，审查不合格的不能签订合同。为了解对方的基本情况，需对方提供如下材料：

①法人营业执照复印件（含年检页）；对方是自然人的应提供自然人身份证复印件。复印件需与原件核对，并请提供方在复印件上签字或加盖公章；

②根据合作内容或捐赠情况需提供的其他资料。

5、合同内容必须具备下列要求。

①双方（或多方）的权利、义务及责任必须予以明确，避免含糊其辞或出现歧义；

②基金会合同范本中规定的内容。

6、合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。

7、由于我方原因确需变更或解除合同，应及时通知对方，双方（或多方）达成书面协议。凡合同变更、解除，必须报领导审批。

8、签订合同，应当条款完备、责任明确，确保其法律效力，涉及有关法律时，应当及时向法律顾问咨询，请求法律帮助。

（二）合同审批程序

     合同的签署由经办人起草后，逐级审批。

（三）合同的管理

1、合同必须以书面形式订立。

2、合同正式签订后，原件及副本一份由经办人所在部门保管，一份原件交由办公室存档。

3、合同签订经办部门及办公室要加强对合同管理的基础工作，建立健全合同管理的档案及有关资料，并监督检查合同履行情况。

4、合同档案材料，应包括合同正式文本、附件等其它有关材料。

5、基金会对合同管理进行定期检查，对合同管理混乱或有渎职失职行为，给基金会造成重大损失的部门或个人，予以处罚；对利用合同进行违法犯罪行为的应给予行政制裁、经济处罚，情节严重的追究法律责任。

6、发生合同纠纷，由双方（或多方）当事人先行协商解决，协商不成，由经办人向基金会领导汇报，委托法律顾问申请仲裁或向人民法院提起诉讼。

二、证件管理：

（一）证件种类。

一类：国家行政管理机关依法制发的证件——

包括法人登记证（正副本）、税务登记证（正副本）、统计证（正副本）、社会保险登记证等相关证件。

二类：基金会制发的证件——

包括工作人员工作证、介绍信等。

（二）证件管理。

基金会所有证件由办公室统一保管，并负责办理一类证件的年审、变更等相关事宜。

（三）证件使用。

1、基金会各部门因工作需借用一类证件，报批后方可使用。

2、基金会各部门因工作需要复印基金会一类件，按上款履行手续后，由办公室统一复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖基金会公章。

3、一类证件原则上不许带出基金会，对确需将证件带出使用的，应按上述程序审批，审批通过后，由两人以上共同携带前往。

4、按登记机关要求，法人登记证书原件需悬挂上墙。

5、介绍信由基金会办公室根据工作需要开具，不得开具空白介绍信。

6、证件使用责任：

① 保管基金会证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失；② 如证件遗失或破损，应及时向基金会办公室报告；

③ 凡遗失证件对基金会造成损失的，由基金会对其予以行政处分，造成严重损失或情节严重的移交司法机关处理。

（四）证件遗失。

基金会办公室接到证件遗失报告后，应及时向上级主管部门报告，在相关媒体上做挂失声明，并到发证机关办理补证手续。

三、证书管理（奖牌等资料）：

（一）基金会制发

1、捐赠证书

2、荣誉证书

3、聘书

4、奖牌

（二）外单位授予

1、荣誉证书

2、奖牌

3、锦旗

4、感谢信

5、领导题词

（三）外单位授予基金会的证书、奖牌的保管

外单位授予基金会的各种荣誉证书、奖牌、锦旗、感谢信、领导题词由办公室统一负责登记保管。基金会各部门所获得荣誉证书、奖牌、锦旗由各部门自行负责保管。

（四）基金会制发的证书、奖牌的管理

1、捐赠证书

捐赠证书由办公室负者管理，经办人根据财务部门开具的捐赠发票，登记制作。

2、荣誉证书、聘书、奖牌、锦旗

荣誉证书、聘书、奖牌、锦旗的制作，由经办部门提出申请，批准后方可制作。

四、本管理制度的解释权在基金会。

五、本管理制度于2020年9月8日修订。

六、本管理制度自公布之日起施行。

中国民族文化艺术基金会

2020年9月8日