政策法规

民基会项目管理办法

来源:中国民族文化艺术基金会 点击数:   更新时间:2016年12月26日
 
中国民族文化艺术基金会
项目管理办法
 
 
为促进中国民族文化艺术基金会(以下简称民基会)公益事业的发展,积极推动各类公益项目的研究开发、立项策划及执行,特制定本办法。
 
第一章  项目申报与执行管理
 
为加强民基会整体项目管理,使各类项目符合民基会项目宗旨,便于项目提案人了解项目申报和审批流程,有利于领导和相关部门及时掌握项目质量、进展程度及盈亏情况,管理要求为:
 
民基会公益项目包括:
  1. 民基会投资策划运营的公益项目;
  2. 民基会设立的专项基金运营的公益项目;
  3. 民基会项目部门自主引进和对外协作的公益项目。
 
项目负责人及项目执行人的资格要求
必须具有独立操作项目的能力和丰富的项目运营经验,并有一定的管理能力。项目负责人必须是民基会的在职人员。
    一、项目立项准备期
根据民基会公益事业的发展状况和工作重点,结合自身的工作特点,在秘书处的统一领导和部署下,无论是民基会委派的项目,还是各业务中心自行策划设计的项目,均需按照民基会的有关制度报秘书处审批。报批项目时,需提供的资料如下:
1. 项目合作方意向书;
2. 项目财务预算报告;
3. 项目立项报告申请单(项目审批专用表,格式见附件)。
 
 
二、项目立项
流程:项目申请―→基金会领导评审―→会长办公会议审批
项目经批准立项后,项目执行负责人应将《项目立项报告申请单》、《项目合作方意向书》、《项目财务预算报告》交相关领导、财务部和办公室备案。
财务部要为经过批准的项目编码和设立项目帐,并将项目编码通知项目负责人或相关部门。之后,该项目的收支凭证由项目负责人或相关部门签字、注明项目编号、上报审批后,由财务部及时核算。
 
备注说明:
1. 管理中心根据民基会的风险利益保障机制,对项目提案进行细致严谨的评估,通过后上报;
2. 对通过的项目根据项目库每月汇集的项目数量,定期召开项目例会评估;
3. 项目评估例会的参加人员如下:秘书长、各中心主任、副主任、项目提案人、项目专家(临时外援)、项目总监等。
4. 每个项目只有通过项目例会评估通过后,由会长签字盖章才视为立项有效。(《民基会例会项目改善表》,项目例会专用,格式见附件)
 
三、项目合作合同的签署和合同管理
经民基会批准的项目,项目负责人应协助管理中心的法务人员审核项目合作合同,并与合作方共同完成项目合同的签署。项目合同中应明确规定合作基金到位的时间期限。
项目合作合同应全部编号管理。合同原件由管理中心保存,财务部、业务中心、律师各保留复印件。管理中心、财务部应及时提醒业务部门准确执行项目合同,以便合作项目的顺利进行。
四、项目执行筹备期
流程:项目策划案―→项目分工例会―→项目开工
 
备注说明:
1. 每个项目正式立项后,业务中心应开始组织专案策划小组进行项目整体运作方案的策划;
2. 项目策划方案结束后,业务中心应与管理中心一起配合项目执行人组织基金会内部的项目分工例会,按各中心的功能分配任务;
3. 项目分工例会后,财务部要根据项目分工细化的项目经费预算为该项目编码,并将此编码告知项目执行人和业务中心负责人,以便运作过程中了解资金的波动状况。
 
五、项目执行期
流程:项目前期运行―→项目中期运行―→项目后期运行
 
备注说明:
1. 项目运行期间,采取项目执行人负责制的管理办法,项目执行人对项目最终结果负责;
2. 项目运行期间,管理中心和财务部应对整个项目运作情况进行跟踪服务,项目执行人有义务定期向管理中心和财务部汇报项目进展状况;
3. 民基会对所有合作项目都有知情权和解释权;
4. 项目在运行过程中,财务部应定期核查资金使用状况。如资金出现入、出异常时,财务部应及时给以财务预警,情节严重的应及时通报业务中心和民基会领导,并采取补救措施,必要时应停止该项目的运行。
 
六、项目评估期
流程:项目结束―→项目总结例会―→绩效考核小组项目绩效评估―→项目归档
 
备注说明:
1. 每个项目结束后,业务中心应举行项目总结例会,要求所有项目参与人员进行项目总结,业务中心应设专人记录总结;
2. 项目结束后,财务部统计本项目所产生的全部费用,依据项目实际收入和支出情况核算项目盈亏,并作出该项目结算报告;
3. 绩效考核小组根据项目总结例会资料进行项目整体绩效评估;
4. 民基会根据财务部项目结算报告和绩效考核小组项目整体绩效评估,进行业绩考核奖励;
5. 业务中心根据项目整体绩效评估结果,研究此项目是否还有继续开发利用的价值,如有可重新立案;
6. 管理中心对于每个成功的案例都应进行归档备案保存,成为民基会的无形资产。
 
 
第二章  项目财务统计与考核办法
 
财务核算
财务部按立项分类设立“项目资金”台帐,将当月收入、成本、费用合并当期“项目资金”累计计算,月末累计余额由财务部通知各业务中心负责人(如项目周期较短可适当调节统计时间)。
项目资金流入和流出
以项目各类收入入帐款确认为“项目资金”流入额,应收帐款在款到的当月予以确认。
以各业务中心人员的工资、社会保险、购置设备和各项费用等实际支出确认“项目资金”流出额。
项目资金借贷
在项目经费未有盈余时,各项目负责人可向财务部借贷运营资金(包括项目组人员工资、房屋租赁、工位费、办公费和项目前期费用等),待项目经费有盈余时将借贷资金反还后方可进行奖励分配。
在绩效考核周期内,前3个月借贷全额工资,如3个月内该项目组经费未有盈余时,其项目组人员工资将从第4个月起按北京市最低工资标准借贷,并停止借贷其它相关费用资金。(考核周期根据项目特点酌情制定)
财务预警
财务部根据项目预算总额,对项目考核期到达执行中期时,财务部根据项目进展情况,对超预算或预计超预算的项目进行预警。对于项目运作周期较短或较长的适当调整预警时间。
项目监督和成本控制
项目运行过程中,项目总监负责控制项目运行质量,确保项目完成预期目标。
项目总监发现项目运行中存在问题时,应及时会同该项目执行负责人进行调整和完善。
 

  1. 项目开支计划及用款审批程序流程
(格式见附件)
 

  1. 项目开支及用款申请单
(格式见附件)
 

  1. 项目物品采购申请单
(格式见附件)                   
 

  1. 项目收支核算表
(格式见附件)
 
 
 
第三章  项目绩效管理与考核
 
经民基会秘书处批准后的项目,签署《项目绩效考核目标责任书》,财务部根据项目运转情况实行财务核算管理,项目总监对项目予以监督和调控,秘书处根据项目绩效情况,对项目执行部门和人员进行考核。
 
一、考核目的
规范项目考核过程的管理,为项目绩效考核和奖励提供依据,提高项目组成员的项目责任意识和工作积极性。
 
二、考核范围
适用于民基会所有项目的绩效考核,考核阶段从项目立项到项目实施结束。
 
三、考核原则
1.项目考核按照逐级考核的原则进行,即项目组负责人考核项目组成员,管理中心考核项目组负责人。
2.采用事先确定考核分配办法、事后评价的方式进行项目的考核激励。
3. 管理中心工作不纳入项目组进行考核,以保证项目审计及考核的公正。
4.管理中心向秘书长提交《项目决算评估报告》,经审核通过后,才能进行项目奖励发放。在项目实施过程中,项目组负责人需要配合管理中心进行目前进展状态的跟踪以及数据收集和核对,以确保项目考核分析的准确性。
5.项目考核基于公平公正原则,考核者和被考核者双方需要就考核和分配办法达成共识。
6.考核过程应是公开的,但因考核结果涉及基金会的财务数据,故不得扩散。
 
四、考核部门及人员
考核实施涉及的部门和人员:管理中心、财务部、业务中心负责人、项目负责人、项目组成员。
 
五、部门职责

部门
责任人 主要职责 备注
 
管理中心
 
负责人
  1. 《项目考核办法》制订
  2. 《项目立项评估报告》
  3. 《项目过程实施审查》
  4. 《项目总结评估报告》
 
 
财务部
 
 
负责人
1.《项目成本预算计划》评审
2.《项目运行成本核算及控制《
3.《项目结算报告》
 
秘书处
 
负责人 1.《项目负责人责任书》制订
2.《项目考核分配计划》评审
3.《人员考核标准》制订
 
 
项目组
 
负责人
1. 《项目成本预算计划》制订

  1. 《项目考核分配计划》制订
  2. 《项目成本数据跟踪和确认》
  3. 《项目进展报告》
  4. 《项目总结报告》
  5.  对项目组成员考核
 
 
 
六、项目考核总体流程
(一)项目立项与评估
1.项目立项前期策划阶段,项目组负责人组织项目组人员进行调研和分析,确定项目的操作范围,并估计项目运作规模。
2.项目负责人根据调研分析结果,进行详细的项目实施策划,确定项目的工作任务分解和估计的工作量,编写《项目成本预算计划》。
3.项目组负责人根据《项目考核办法》、《项目预算标准》及《人员考核标准》,编写《项目考核分配计划》,确定项目组奖金分配方法和约定。
4.项目组负责人提交《项目成本预算计划》和《项目考核分配计划》,由项目管理部及计财部对其进行评审,
5.管理中心出具《项目立项评估报告》,上报秘书长批准。
6.秘书长批准后,项目正式立项。管理中心拟订《项目负责人责任书》,并和项目组负责人达成共识,签字确认。
(二)项目过程控制和审查
1.项目实施过程中,项目组成员应按时填写工作日志,记录相关工作数据及问题。项目组负责人每周进行工作日志审核,对工作过程检查和指导。
2.项目组负责人每半月编写《项目进展报告》,提交项目管理中心。
3.项目组负责人定期或因事件驱动组织项目组例会,讨论和分析项目进展情况,管理中心需要参加会议。
4. 管理中心每半月或定期对项目进行一次审查,记录、跟踪项目进度、过程及出现的问题,并向项目组负责人提交审查结果,并抄送秘书处。
(三)项目考核
项目运行阶段,进入到计划的考核点时,开始项目总结、核算和考核工作。
1.项目组负责人对项目运作的实际情况进行总结,编写《项目总结报告》,提交给管理中心。
2.项目负责人结合项目过程中的实际情况和数据,拟出项目组内部考核结果和具体分配方法,提交管理中心。
3.财务部对项目的实际运行成本进行核算,将项目实际运行成本核算结果交给项目负责人进行确认后,出具《项目结算报告》,提交管理中心。
4.管理中心根据项目运行数据进行分析,编写《项目决算评估报告》,分别交与项目组负责人和秘书长。
5.管理中心根据项目实际运行情况(成本、进度、结果等)对项目组负责人进行考核,并将最终的项目考核结果提交给财务部进行审核。
6.财务部对项目的考核结果进行审核,审核无误后,报秘书长批准。
7.秘书长审批后,由财务部按最终审批结果发放奖金。
8.考核结果由管理中心进行备案。
 
 
 
 
七、项目考核规程组件

 
 
管理中心 《项目考核办法》、《项目预算标准》、《项目成本预算计划》、
《项目立项评估报告》、《项目决算评估报告》
管理中心 《项目负责人责任书》、《项目考核分配计划》、
《人员考核标准》
项目组负责人 《项目成本预算计划》、《项目考核分配计划》、
《项目进展报告》、《项目总结报告》
财务部 《项目成本预算计划》、《项目结算报告》
 
八、考核奖惩:
1、各业务中心在考核期内运营项目的绩效情况,由财务部定期统计项目经费盈余情况予以公布。
2、各业务中心在考核期内运营项目拉进捐款或赞助金的,其经费盈余额度在储备支付下,由秘书处对该项目组根据经费盈余额进行奖励。
3、各业务中心在考核期内运营项目未有经费盈余时,其项目组成员的工资待遇按《基金会绩效考核管理办法》的规定执行。
4、项目负责人在考核期内没有完成项目经费指标的,秘书处予以解聘,直至取消该项目部门机构的建制。
 
本管理办法自2017年7月起执行,本管理文件最终解释权归民基会秘书处。
 
 
中国民族文化艺术基金会