政策法规

中国少数民族文化艺术基金会 行政事务管理制度

来源:中国少数民族文化艺术基金会 点击数:   更新时间:2014年06月11日
中国少数民族文化艺术基金会
行政事务管理制度
 
第一章  总 则
第一条  为加强基金会行政事务管理,理顺基金会内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。
第二条  本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品的管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
第二章  档案管理
第三条  归档范围:基金会的规划、年度计划、统计资料、客户资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条  档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
第五条  档案的借阅与索取
一、秘书长、副秘书长、主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;
二、基金会其他人员需借阅档案时,要经执行秘书长批准,并办理借阅手续;
三、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由主管副秘书长批准方可摘录和复制,一般内部档案由行政总监批准方可摘录和复制。
第六条  档案的销毁
一、任何组织或个人非经允许无权随意销毁基金会档案材料;
二、若按规定需要销毁时,凡属密级档案须执行秘书长批准后方可销毁,一般内部档案,须经行政总监批准后方可销毁。
三、经批准销毁的基金会档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
 
第三章  印鉴管理
第七条  基金会印鉴由行政总监负责保管。
第八条  基金会印鉴的使用一律由执行秘书长签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条  基金会所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档。
第十条  基金会一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经执行秘书长签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向基金会汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。
第十一条  盖章后出现的意外情况由批准人负责。
 
第四章  公文打印管理
第十二条  基金会公文的打印工作由行政中心负责。
第十三条  各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字后方可打印。
第十四条  基金会所有打印的公文、文件,必须一式三份,并交行政中心留底存档。
 
第五章  办公及劳保用品的管理
第十五条  办公用品的购发
一、每月月底前,各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政中心;
二、行政中心指定专人制定每月办公用品计划及预算;经执行秘书长审批后负责将办公用品购回,根据实际工作需要签领;
三、基金会新聘工作人员的办公用品,由行政中心办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配置,以保证新聘人员的正常工作;
四、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管妥当;
五、负责购发办公用品的人员要建立账本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;
六、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。
第十六条  劳保用品的购发: 劳保用品的配给,由行政中心根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。
 
第六章  库房管理
第十七条  库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十八条  采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
第十九条  物资入库后,应当日填写帐卡。
第二十条  严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经行政总监批准后方可出库。
第二十一条  库房物资一般不可外借,特殊情况须由执行秘书长批准,办理外借手续。
第二十二条  严格管理账单资料,所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。
第二十三条  库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮。
 
第七章  报刊及邮发管理
第二十四条  报刊管理人员每半年按要求做出订阅报刊计划及预算,负责办理有关订阅手续。
第二十五条  报刊管理人员每日负责将报刊进行处理、分类、登记,统一保管、存档、备查。
第二十六条  任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经行政总监批准。
 
第八章  附则
第二十七条  行政中心办公室负责为各部门邮发信件、邮件。
一、所有公发信件、邮件一律不封口,由收发人员登记,统一封口,负责寄发;
二、控制各类挂号信,凡因公需挂号者,须经各部门负责人批准,行政中心办公室登记后方可邮发。
第二十八条  本规定如有未尽事宜或随着基金会的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交行政中心研究并提请执行秘书长批复。
第二十九条 本规定解释权归行政中心。
第三十条 本规定从发布之日起生效。